ระบบเทคโนโลยีสาระสนเทศ

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
ยังมีการสับสนอยู่มากระหว่างคำว่า ระบบสารสนเทศ ( Information System) กับ เทคโนโลยีสารสนเทศ ( Information Technology) ความจริงทั้งสองคำคือสิ่งเดียวกันแต่แตกต่างกันที่เทคโนโลยี ในส่วนแรก หมายถึงระบบที่มีการนำข้อมูลดิบไปประมวลผลให้อยู่ในรูปสารสนเทศที่พร้อมใช้งาน เช่น การอ่านข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์แล้วไปเล่าต่อให้อีกคนหนึ่งฟัง ก็ถือได้ว่าเป็นระบบสารสนเทศอย่างหนึ่งแล้ว เพราะมีการอ่านข้อมูลดิบจากแหล่งข่าวสารแล้วมีการประมวลผลในสมอง บันทึกจดจำ และมีการแจกจ่ายไปยังบุคคลอื่น แต่ในกรณีเดียวกันนี้ถ้ามีเทคโนโลยีเข้าช่วย เช่น ทำการป้อนข้อความในข่าวนั้นด้วยเครื่องแสกนเนอร์ แล้วบันทึกเป็นไฟล์ภาพ ทำการส่งผ่าน Email ไปยังบุคคลที่ต้องการ ทั้งสองวิธีการนี้มีวัตถุประสงค์เดียวกันคือต้องการเผยแพร่ข่าวสารไปยังบุคคลอื่นแต่ใช้วิธีการที่ต่างกัน วิธีหลังนี้เองที่เรียกกันว่า “ เทคโนโลยีสารสนเทศ ” กล่าวคือมีการใช้เครื่องมือ อุปกรณ์ ที่ช่วยเหลือในการนำเข้าข้อมูล จัดเก็บ บันทึก ประมวลผล แจกจ่าย ส่งผ่านข้อมูล ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำและได้ข้อมูลครบถ้วนกว่าวิธีการแรก ดังนั้นเพื่อความเข้าใจของคำสองคำนี้เพิ่มขึ้น จะอธิบายด้วยแผนภาพดังนี้

ระบบสารสนเทศที่ไม่ใช้เทคโนโลยี ( Non Information Technology )
แหล่งกำเนิดของข้อมูล การนำข้อมูลเข้าระบบ การบันทึกข้อมูลลงหน่วยความจำ การนำสารสนเทศไปใช้
(Source of Data) ( Data Entry) (Data Storage) (Application)

เทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือที่ทำให้สามารถพัฒนาข้อมูลต่างๆ ในระบบสารสนเทศให้อยู่ในรูปของ “ สารสนเทศ ” ที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
“ Information Technology is an Enabling tool for developing information system ”

องค์ประกอบของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
Information System
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศนั้นอาจกล่าวได้ว่าประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสองสาขาหลักคือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม สำหรับรายละเอียดพอสังเขปของแต่ละเทคโนโลยีมีดังต่อไปนี้คือ
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจดจำข้อมูลต่าง ๆ และปฏิบัติตามคำสั่งที่บอก เพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งให้ คอมพิวเตอร์นั้นประกอบด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆ ต่อเชื่อมกันเรียกว่า ฮาร์ดแวร์ (Hardware) และอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์นี้จะต้องทำงานร่วมกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือที่เรียกกันว่า ซอฟต์แวร์ (Software) (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. สาขาวิชาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 2546: 4)


ฮาร์ดแวร์ ประกอบด้วย 5 ส่วน คือ
1. อุปกรณ์รับข้อมูล (Input) เช่น แผงแป้นอักขระ (Keyboard), เมาส์, เครื่องตรวจกวาดภาพ (Scanner), จอภาพสัมผัส (Touch Screen), ปากกาแสง (Light Pen), เครื่องอ่านบัตรแถบแม่เหล็ก (Magnetic Strip Reader), และเครื่องอ่านรหัสแท่ง (Bar Code Reader)
2. อุปกรณ์ส่งข้อมูล (Output) เช่น จอภาพ (Monitor), เครื่องพิมพ์ (Printer), และเทอร์มินัล
3. หน่วยประมวลผลกลาง จะทำงานร่วมกับหน่วยความจำหลักในขณะคำนวณหรือประมวลผล โดยปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยการดึงข้อมูลและคำสั่งที่เก็บไว้ไว้ในหน่วยความจำหลักมาประมวลผล
4. หน่วยความจำหลัก มีหน้าที่เก็บข้อมูลที่มาจากอุปกรณ์รับข้อมูลเพื่อใช้ในการคำนวณ และผลลัพธ์ของการคำนวณก่อนที่จะส่งไปยังอุปกรณ์ส่งข้อมูล รวมทั้งการเก็บคำสั่งขณะกำลังประมวลผล\
5. หน่วยความจำสำรอง ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลและโปรแกรมขณะยังไม่ได้ใช้งาน เพื่อการใช้ในอนาคต


ซอฟต์แวร์ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญและจำเป็นมากในการควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ
ซอฟต์แวร์ระบบ มีหน้าที่ควบคุมอุปกรณ์ต่าง ๆ ภายในระบบคอมพิวเตอร์ และเป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์หรือฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบสามารถแบ่งเป็น 3 ชนิดใหญ่ คือ
1. โปรแกรมระบบปฏิบัติการ ใช้ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พ่วงต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างโปรแกรมที่นิยมใช้กัน ในปัจจุบัน เช่น UNIX, DOS, Microsoft Windows
2. โปรแกรมอรรถประโยชน์ ใช้ช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในระหว่างการประมวลผลข้อมูลหรือในระหว่างที่ใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างโปรแกรมที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน เช่น โปรแกรมเอดิเตอร์ (Editor)
3. โปรแกรมแปลภาษา ใช้ในการแปลความหมายของคำสั่งที่เป็นภาษาคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าใจ และทำงานตามที่ ผู้ใช้ต้องการ

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นโปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อทำงานเฉพาะด้านตามความต้องการ ซึ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์นี้สามารถแบ่งเป็น 3 ชนิด คือ
1. ซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่องานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้งานทั่วไปไม่เจาะจงประเภทของธุรกิจ ตัวอย่าง เช่น Word Processing, Spreadsheet, Database Management เป็นต้น
2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน เป็นซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจเฉพาะ ตามแต่วัตถุประสงค์ของการนำไปใช้
3. ซอฟต์แวร์ประยุกต์อื่น ๆ เป็นซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นเพื่อความบันเทิง และอื่น ๆ นอกเหนือจากซอฟต์แวร์ประยุกต์สองชนิดข้างต้น ตัวอย่าง เช่น Hypertext, Personal Information Management และซอฟต์แวร์เกมต่าง ๆ เป็นต้น

เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม ใช้ในการติดต่อสื่อสารรับ/ส่งข้อมูลจากที่ไกล ๆ เป็นการส่งของข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือที่อยู่ห่างไกลกัน ซึ่งจะช่วยให้การเผยแพร่ข้อมูลหรือสารสนเทศไปยังผู้ใช้ในแหล่งต่าง ๆ เป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ครบถ้วน และทันการณ์ ซึ่งรูปแบบของข้อมูลที่รับ/ส่งอาจเป็นตัวเลข (Numeric Data) ตัวอักษร (Text) ภาพ (Image) และเสียง (Voice)
เทคโนโลยีที่ใช้ในการสื่อสารหรือเผยแพร่สารสนเทศ ได้แก่ เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบโทรคมนาคมทั้งชนิดมีสายและไร้สาย เช่น ระบบโทรศัพท์, โมเด็ม, แฟกซ์, โทรเลข, วิทยุกระจายเสียง, วิทยุโทรทัศน์ เคเบิ้ลใยแก้วนำแสง คลื่นไมโครเวฟ และดาวเทียม เป็นต้น
สำหรับกลไกหลักของการสื่อสารโทรคมนาคมมีองค์ประกอบพื้นฐาน 3 ส่วน ได้แก่ ต้นแหล่งของข้อความ (Source/Sender), สื่อกลางสำหรับการรับ/ส่งข้อความ (Medium), และส่วนรับข้อความ (Sink/Decoder)
นอกจากนี้ เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถจำแนกตามลักษณะการใช้งานได้เป็น 6 รูปแบบ ดังนี้ต่อไปนี้ คือ
1. เทคโนโลยีที่ใช้ในการเก็บข้อมูล เช่น ดาวเทียมถ่ายภาพทางอากาศ, กล้องดิจิทัล, กล้องถ่ายวีดีทัศน์, เครื่องเอกซเรย์ ฯลฯ2.
2. เทคโนโลยีที่ใช้ในการบันทึกข้อมูล จะเป็นสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เช่น เทปแม่เหล็ก, จานแม่เหล็ก, จานแสงหรือจานเลเซอร์, บัตรเอทีเอ็ม ฯลฯ
3. เทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล ได้แก่ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์
4. เทคโนโลยีที่ใช้ในการแสดงผลข้อมูล เช่น เครื่องพิมพ์, จอภาพ, พลอตเตอร์ ฯลฯ
5. เทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดทำสำเนาเอกสาร เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร, เครื่องถ่ายไมโครฟิล์ม
6. เทคโนโลยีสำหรับถ่ายทอดหรือสื่อสารข้อมูล ได้แก่ ระบบโทรคมนาคมต่าง ๆ เช่น โทรทัศน์, วิทยุกระจายเสียง, โทรเลข, เทเล็กซ์ และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ทั้งระยะใกล้และไกล
ลักษณะของข้อมูลหรือสารสนเทศที่ส่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์และการสื่อสาร ดังนี้ข้อมูลหรือสารสนเทศที่ใช้กันอยู่ทั่วไปในระบบสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์ จะมีลักษณะของสัญญาณเป็นคลื่นแบบต่อเนื่องที่เราเรียกว่า "สัญญาณอนาลอก" แต่ในระบบคอมพิวเตอร์จะแตกต่างไป เพราะระบบคอมพิวเตอร์ใช้ระบบสัญญาณไฟฟ้าสูงต่ำสลับกัน เป็นสัญญาณที่ไม่ต่อเนื่อง เรียกว่า "สัญญาณดิจิตอล" ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นจะส่งผ่านสายโทรศัพท์ เมื่อเราต้องการส่งข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องอื่น ๆ ผ่านระบบโทรศัพท์ ก็ต้องอาศัยอุปกรณ์ช่วยแปลงสัญญาณเสมอ ซึ่งมีชื่อเรียกว่า "โมเด็ม" (Modem)
หากพิจารณาไปที่องค์กรทุกองค์กร ในปัจจุบันพบว่ามีการตื่นตัวกับการใช้ไอทีเพิ่มมากขึ้น ทุกองค์กรเริ่มให้ความสำคัญกับงานทางด้าน ไอที มีการลงทุนทางด้านไอที ทั้งทางด้านเครื่องมืออุปกรณ์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และ ระบบเครือข่าย รวมถึงการพัฒนาบุคลากรไปเป็นจำนวน มาก ขณะเดียวกันแรงผลักดันของระบบเศรษฐกิจใหม่ (new economy) ที่เป็นเศรษฐกิจที่พึ่งพาข้อมูลข่าวสารมากขึ้น
ทำไมองค์กรต้องหันมาพัฒนาระบบสารสนเทศมากขึ้น คำตอบที่เห็นได้ชัดคงอยู่ที่แรงกดดันของสภาพระบบเศรษฐกิจใหม่ ระบบเศรษฐกิจ ที่มีกลไกการทำงานที่ต้องใช้วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารมากขึ้นแรงกดดันที่สำคัญได้แก่ สภาพการตลาดที่เปลี่ยนไป ทางเลือกของลูกค้า เน้นการบริการที่ดี สามารถเลือกหาสินค้าและบริการต่าง ๆ ได้มาก ความต้องการของลูกค้าจึงเป็นสิ่งที่องค์กรต้องปรับตัวในเรื่องการให้บริการ ซึ่งต้องเน้นการดำเนินการตอบสนองความต้องการลูกค้าในด้านต่าง ๆ

แรงกดดันอีกด้านหนึ่ง คือ เทคโนโลยีสารสนเทศ มีพัฒนาการที่ก้าวหน้ารวดเร็วมาก มีพัฒนาการที่ทำให้เกิดสิ่งประดิษฐ์ใหม่ เพื่อตอบสนอง การดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งทางด้านคอมพิวเตอร์ การประมวลผล เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม และสิ่งอื่น ๆ ได้พัฒนาและนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กร ได้มาก

เทคโนโลยีสารสนเทศได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้า โดยมีอัตราการเพิ่มขีดความสามารถอย่างรวดเร็ว กอร์ดอน มัวร์ ได้ตั้งทฤษฎีที่ชื่อ กฏของมัวร์ กล่าวถึงการพัฒนาทางเทคโนโลยี เราเป็นหนึ่งในผู้ก่อตั้งบริษัทอินเทลและตั้งทฤษฎีนี้ตั้งแต่ปี ค.ศ. 1965 โดยเขาได้กล่าวไว้ว่า ขีดความสามารถของการผลิตชิพไอซี ที่เป็นวงจรอิเล็กทรอนิกส์รวม โดยจำนวนทรานซิสเตอร์ที่มีอยู่ในชิปได้เพิ่มความหนาแน่นเป็นสองเท่า ในทุก ๆ สิบแปดเดือน โดยขณะที่ราคาของชิปยังมีค่าคงเดิม นั่นหมายถึงขีดความสามารถของชิปที่ทำซีพียูก็เพิ่มขึ้นในอัตราเดียวกัน

การพิจารณาด้านเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม พบว่าขีดความสามารถของเทคโนโลยีด้านนี้ก็พัฒนาไปมาก โดยเฉพาะในเรื่องเครือข่าย คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสาร ปัจจุบันมีผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเพิ่มขึ้นมากมาย คาดว่าเฉพาะในประเทศไทยมีผู้ใช้อินเทอร์เน็ตประมาณกว่าสามล้านคน และมีผู้ใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่กว่า 10 ล้านเครื่องแล้ว จำนวนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้เพิ่มขึ้นต่อเนื่องทุกปี และมีอัตราที่ก้าวหน้า คาดกันว่า ภายในปี พ.ศ. 2547 ประเทศไทยจะมีผู้ใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่กว่า 20 ล้านเครื่อง หรือทุกสามคนจะมีโทรศัพท์มือถือหนึ่งเครื่อง



แรงกดดันที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องปรับตัวจากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ คือสภาวะทางสังคม ที่ปรับเปลี่ยนไป จากเดิมมาก เรากำลังก้าวเข้าสู่ยุคข้อมูลข่าวสารที่ทุกหนทุกแห่งมีการใช้ข้อมูลข่าวสารจำนวนมาก สังคมกำลังเปลี่ยนแปลงเข้าสู่การเป็นสังคม แบบ eSociety มีการใช้ข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ การให้บริการเป็นแบบ eService เมื่อสังคมเปลี่ยนแปลงไปจึงจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระบบ ระเบียบทางสังคมอีกหลายอย่าง สภาพการเมืองที่เปลี่ยนไปมาก มีกลไกการทำงานแบบโลกาภิวัฒน์มากขึ้น มีกฏหมายทางด้านเทคโนโลยี สารสนเทศเกิดขึ้นใหม่อีกมาก พฤติกรรม และการดำเนินชีวิตของผู้คนในยุคสมัยใหม่นี้จึงพลอยเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก
ด้วยสภาพแรงกดดันต่าง ๆ เหล่านี้ ทำให้ทุกองค์กรต้องหันมาปรับปรุงตนเองเพื่อก้าวเข้าสู่การแข่งขัน เน้นในเรื่องการเพิ่มผลผลิต การเพิ่ม คุณภาพและหาวิธีการให้ได้คุณภาพที่ดีทั้งรูปสินค้าและบริการที่ดีมีระบบ และสร้างประสิทธิภาพในการผลิตด้านต่าง ๆ ทั้งทางด้านอุตสาหกรรม พาณิชยกรรม การดำเนินการ แลกเปลี่ยน ค้าขาย เพื่อหาวิธีการลดต้นทุนการผลิต
การลงทุนทางด้านไอทีเป็นการลงทุนที่ใช้เงินลงทุนสูง
เป็นที่ชัดเจนว่า การดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วยในองค์กรเป็นการลงทุนที่สูง และบางครั้งสามารถคำนวณผลตอบแทน ต้องการลงทุนได้ยาก ทำให้ไม่รู้ว่าสัดส่วนหรือประมาณการลงทุนที่เหมาะสมควรจะเป็นเท่าไร ลองดูตัวอย่างง่าย ๆ เช่น ถ้าให้พนักงานทุกคนใช้ คอมพิวเตอร์ โดยมีการลงทุนให้ การลงทุนแต่ละคนรวมทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ตลอดจนเครือข่ายการเชื่อมโยง ซึ่งจะตกไม่น้อยกว่าคนละ แสนบาท แต่ถ้าหากคิดอย่างง่าย ๆ ว่า พนักงานทุกคนมีประสิทธิภาพการดำเนินงานเพิ่มขึ้นยี่สิบเปอร์เซ็นต์ นั่นหมายถึงผลลัพธ์ที่ทำงานเสร็จเร็วขึ้น หรือทำงานได้ปริมาณมากขึ้นในเวลาเท่ากัน การเพิ่มขึ้นตามข้อสมมุติ ยี่สิบเปอร์เซ็นต์เท่ากับว่าเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายทางด้าน เงินเดือนค่าจ้าง ถ้าหากพนักงานได้เงินเดือนเดือนละสองหมื่นบาท (โดยเฉลี่ย) นั่นหมายถึงประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น เดือนละสี่พันบาท หรือประมาณ ปีละเกือบห้าหมื่นบาท ดังนั้นการลงทุนนี้จะมีผลตอบแทนที่คุ้มค่าในระยะเวลาประมาณสองปี
แต่การคิดค่าใช้จ่ายทางด้านไอทีมิใช่เรื่องง่ายอย่างที่ยกมา ทั้งนี้เพราะทางด้านการลงทุน ก็มีค่าใช้จ่ายหลายด้าน ทางด้านผลตอบแทนก็ ยากที่จะคิดออกมาเป็นตัวเลขได้ ดังนั้นการประเมินการในเรื่องค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนจึงกระทำได้ยากมาก และเป็นเรื่องที่ได้เถียงกันได้มาก อย่างไรก็ดีบริษัทส่วนใหญ่ใช้วิธีการจำแนกทางระบบบัญชี เพื่อดูว่าแต่ละปีมีการลงทุนทางด้านไอทีไปเท่าไร ส่วนผลตอบแทนจะประเมินทั้ง ทางด้านที่เป็นตัวเลขและด้านที่ไม่สามารถประเมินเป็นตัวเลขได้

การพัฒนาระบบสารสนเทศกับความสำเร็จในการดำเนินงาน
การพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรนับเป็นงานที่ยากงานหนึ่ง เพราะเป็นงานที่ต้องมีการลงทุนสูง ใช้เทคโนโลยีที่มีการปรับเปลี่ยนเร็ว ต้องการผู้รู้ ผู้ชำนาญในเรื่องเฉพาะทำให้บุคลากรในองค์กรไม่พร้อมที่จะดำเนินการได้ด้วยตนเอง หลายองค์กรจึงไม่ประสบผลสำเร็จในเรื่อง การใช้ไอทีในองค์กรเท่าที่ควร ทั้งนี้มีสาเหตุที่สำคัญดังนี้
1. เทคโนโลยีพัฒนาเร็วมาก การพัฒนาทางเทคโนโลยีทำให้อุปกรณ์ไอทีที่ลงทุนจำนวนมากมีลักษณะล้าสมัย โดยเฉพาะงานพัฒนาระบบ ไอที ถ้าหากว่าพัฒนางานได้ช้า เมื่อพัฒนาช้ากว่าการพัฒนาของเทคโนโลยีงานนั้นอาจมีความล้มเหลวสูง เช่น การพัฒนาระบบออนไลน์การขาย ของบริษัทแห่งหนึ่ง เมื่อเริ่มตกลงพัฒนา มีการจัดหาอุปกรณ์พร้อมพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งคาดว่าน่าจะพัฒนาให้ใช้งานได้ภายในระยะเวลาหนึ่งปี แต่จากการดำเนินการ เมื่อเวลาผ่านไปโครงการล่าช้ากว่าเดิมมาก จนกว่าจะแล้วเสร็จเข้าปีที่สอง ดังนั้นอุปกรณ์หลายอย่างที่ซื้อมาจึงเริ่มล้าสมัย และเทคนิคการทำงานหลายอย่างได้ใช้วิธีการที่ต้องการฮาร์ดแวร์และระบบสื่อสารที่ดีขึ้นทำให้ไม่สามารถใช้กับฮาร์ดแวร์เก่าได้
2. การเลือกใช้เทคโนโลยี การพัฒนาระบบงานทางด้านสารสนเทศ มักมีการผูกพันกับการใช้เทคโนโลยี เช่น ใช้เทคโนโลยีฐานข้อมูล ระบบ ไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์ใช้เทคโนโลยีแบบเว็บ การเลือกเทคโนโลยีรวมถึงการเลือกใช้วิธีการพัฒนา ซึ่งนั่นหมายถึง ความเหมาะสมในเรื่องการลงทุน ระยะเวลาและความชำนาญ ดังนั้นหากเลือกเทคโนโลยีผิดพลาดก็มีโอกาสที่ทำให้งานล้มเหลวได้เช่นกัน
3. การประเมินขนาดของงานผิดไป งานพัฒนาเทคโนโลยีเกี่ยวโยงกับการออกแบบตามความต้องการ หลายครั้งมีการประเมินงานพัฒนา ตั้งตามความเป็นจริง ทำให้การทำงานไม่ประสบผลสำเร็จตามกำหนดเวลา และยังทำให้ค่าใช้จ่ายในโครงการนั้นบานปลาย จนไม่สามารถควบคุม ได้ งานจำนวนมากที่เมื่อดำเนินการไปก็ยิ่งมีเป้าหมายกระจายออกไปทำให้ไม่สามารถกำหนดเป้าหมายต่าง ๆ ได้
4. วัฒนธรรมองค์กร สภาพการทำงานโครงการหลายอย่างผูกพันกับวัฒนธรรมองค์กรและการดำเนินงานโครงการหลายอย่างจำเป็นต้อง ปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของผู้คนในองค์กร ปรับเปลี่ยนสถานะภาพหรือดูแลสภาพการเปลี่ยนแปลงองค์กร แต่วัฒนธรรมขององค์กร หลายอย่างยากที่จะปรับเปลี่ยนได้ นอกจากนี้การทำงานทางซอฟต์แวร์และระบบงานทางไอทีเป็นระบบงานที่เกี่ยวกับผู้คนในองค์กรจำนวนมาก จึงมีผลกระทบต่อผู้คนทั้งทางด้านบวกและลบ สภาพดังกล่าวนี้ทำให้การทำงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นงานที่ยากและควบคุมดูแลได้ยาก เช่นกัน
5. ขาดการเอาใจใส่จากผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรส่วนใหญ่เป็นผู้ที่มีความรู้ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ น้อย ดังนั้นจึงขาดความรู้ความเข้าใจ ขาดวิสัยทัศน์ การลงทุนหลายโครงการ จึงลงทุนในลักษณะเกินความจริง โดยผู้บริหารกลัวว่าจะน้อยหน้า หรือสู้องค์กรอื่น แต่ขณะดำเนินการขาดการติดตามหรือแก้ไขสถานการณ์ที่ดีทำให้โครงการทางด้านไอทีในองค์กรเผชิญกับชะตากรรม ขาด การเอาจริงเอาจังจากผู้บริหาร ทำให้งานหลายงานเสร็จไม่ทัน หรือแม้แต่เสร็จแล้วแต่ขาดการใช้งานอย่างเป็นระบบ การแก้ไขปัญหาไม่กระทำ อย่างจริงจัง ดังนั้นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจึงเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูงโดยตรงจนหน่วยงานที่ให้ความสำคัญเรื่องนี้ต้องมีผู้บริหารระดับ สูงที่รู้เรื่องไอทีมาช่วยดำเนินการและตั้งให้เป็นตำแหน่ง CIO-Chief Information Officer
6. ปัญหาในเรื่ององค์กรภายในและหน่วยงานทางด้านไอที การจัดสร้างองค์กร มีการวางระบบภายในให้มีหน่วยงานดูแลทางด้านไอที แต่ สภาพความเป็นจริง หน่วยงานไอทีขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ ภาระงานเกินขีดความสามารถที่จะทำได้ ทำให้งานระบบเทคโนโลยี สารสนเทศจึงไม่พัฒนาก้าวหน้าเท่าที่เคย หากจะสำรวจองค์กรโดยทั่วไปพบว่า ทุกองค์กรจะมีสภาพคล้ายกัน คือมีหน่วยงานไอทีที่ดูแลระบบ งานไอทีให้องค์กร มีการพัฒนาระบบให้องค์กรแต่หน่วยงานนี้ก็ขาดการดูแลจัดวางความสำคัญ ขาดแคลนบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ
หนทางแก้ไขทางหนึ่งคือ การเอาต์ซอร์ส
จากปัญหาที่กล่าวมาแล้ว จึงมีแนวคิดว่าจะทำอย่างไร ให้องค์กรสามารถพัฒนาระบบงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศได้เร็ว ลงทุนต่ำ และได้ ผลคุ้มค่ากับการลงทุน โดยเฉพาะผลที่ได้ในรูปแบบการใช้งานภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านต่าง ๆ สร้างระบบบริการที่ดี ตลอดจนมีภาระต่อการลงทุนทางด้านนี้น้อย ควบคุมค่าใช้จ่ายได้
หนทางหนึ่งจึงเริ่มหันมาที่หน่วยงานให้บริการจากภายนอก ซึ่งอาจจะเป็นองค์กรบริษัท หรือธุรกิจที่ให้บริการการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้เป็นบริษัทที่มีความรู้ความชำนาญ สามารถพัฒนาระบบงานให้เสร็จได้เร็ว และควบคุมค่าใช้จ่ายได้ การว่าจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกใน การพัฒนาระบบงานทางด้านไอที แทนการพัฒนาด้านหน่วยงานของตนเองนี้เรียกว่าเอาต์ซอร์ส (outsource) การเรียกใช้บริการในลักษณะนี้เริ่ม เป็นที่รู้จักกันมากขึ้น และมีบริษัทหรือองค์กรที่เข้ามาดำเนินธุรกิจจำพวกนี้มากขึ้น
การที่เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทและสำคัญมากต่อองค์กรที่ทุกองค์กรให้ความสนใจและต้องนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ แต่ในขณะ เดียวกันองค์กรส่วนใหญ่ก็ไม่ได้มีสายการผลิตหรือเป้าหมายหลักที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ขาดแคลนบุคลากรที่มีความรู้ความ สามารถ ดังจะเห็นได้จากการตั้งแผนกไอทีในองค์กรหลายองค์กร จะหาบุคลากรได้ยาก เพราะผู้มีความรู้ความสามารถก็ไม่อยากมาอยู่ใน หน่วยงานไอทีเหล่านั้น ทำให้งานทางไอทีไม่ประสบผลสำเร็จถ้าพัฒนางานเหล่านี้เอง
งานทางด้านการพัฒนาระบบงานไอทีเป็นงานที่ซับซ้อน มีราคาแพงและผูกพันกับเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงจึงสูงมากมีพัฒนาการตลอด เวลา ดังนั้นการสร้างความสามารถในการพัฒนาระบบงานจึงต้องกระทำโดยองค์กรที่มีความรู้เท่าทันเทคโนโลยี
ข้อดีข้อเสียของการเอาต์ซอร์ส
การเลือกใช้บริการเอาต์ซอร์สเป็นทางหนึ่งที่มีข้อดีข้อเสียที่น่าจะพิจารณา ทั้งนี้เพราะงานทางด้านไอทีเป็นงานที่มีความต่อเนื่อง งานที่มี การลงทุนและผูกพันกับทุกคนในองค์กร การสร้างงานและพัฒนาระบบงานไอที จึงต้องพิจารณาบนพื้นฐานหลายอย่างประกอบกัน
จุดเด่นของการให้บริษัทที่ให้บริการพัฒนาระบบงานเข้ามาทำเอาต์ซอร์สระบบงานขององค์กรที่เห็นเด่นชัดได้แก่
ทางด้านการเงิน
- หลีกเลี่ยงการลงทุนจำนวนมาก เพราะการใช้เอาต์ซอร์สอาจใช้เงื่อนไขข้อตกลงจ่ายค่าบริการตามสภาพของการใช้บริการที่ให้ซึ่ง ทรัพยากรบางอย่างไม่ต้องลงทุนเอง
- ช่วยให้ระบบการไหลของกระแสเงินสดดีขึ้น เพราะการใช้บริการส่วนใหญ่จ่ายเป็นค่าบริการรายเดือน รายปี หรือการจ่ายตามเงื่อนไข
- สามารถปรับแต่งขนาดของระบบ ตามสภาพการใช้งานจึงทำให้ได้ระบบตรงกับสภาพงาน ไม่ลงทุนมากไป ขนาดของการบริการจะตรง ตามสภาพของธุรกิจจริง
- ลดขนาดของสเป็กงาน เพราะไม่ต้องลงทุนในเรื่องไอทีเอง ดังนั้นไม่ต้องมีการเตรียมสถานที่เพื่อรองรับงานทางด้านนี้
ทางด้านเทคนิค
- การเลือกสรรเทคโนโลยีเป็นเรื่องยุ่งยาก ดังนั้นจึงไม่ต้องกังวลเรื่องการเลือกใช้ การลงทุนทางด้านเทคโนโลยีเกี่ยวโยงกับวิสัยทัศน์และ การเล็งหาเทคโนโลยี
- สามารถปรับปรุงเทคโนโลยีให้ก้าวหน้าได้ง่าย เพราะบริษัทผู้ให้บริการเอาต์ซอร์สจะต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นตลอดเวลา
- สามารถหาผู้ชำนาญงานทางด้านเทคโนโลยีได้ โดยองค์กรไม่ต้องกังวล เพราะหน่วยงานเอาต์ซอร์สต้องจัดการหาผู้ชำนาญเอง
ด้านการจัดการ
- ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องการพัฒนางานทางด้านไอที ทำให้สามารถพุ่งความสนใจในเรื่องการบริหารจัดการมาที่เป้าหมายธุรกิจหลักของ องค์กรได้
- กระจายการดูแลทางด้านไอทีไปให้กับองค์กรอื่น โดยให้มีส่วนความรับผิดชอบแทน
- หมดปัญหาในเรื่องการแสวงหาบุคลากรที่เป็นผู้ชำนาญทางด้านไอที และไม่ต้องดูแลหรือมีความกังวลเกี่ยวกับการทำให้บุคลากรอยู่ภายใน องค์กร
ทางด้านทรัพยากรมนุษย์
- การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ โดยเฉพาะทางด้านไอทีได้ง่ายขึ้น เพราะส่วนใหญ่เป็นงานทางด้านการสนับสนุนและแก้ปัญหาเฉพาะหน้า จึงสามารถรวมบุคลากรและจัดการเรื่องทรัพยากรได้ง่ายกว่าการสร้างหน่วยงานไอทีที่มีความซับซ้อน
- การจัดฝึกอบรมและการสร้างบุคลากรกระทำได้ง่ายกว่า เพราะเน้นการสร้างบุคลากรที่ไม่ต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีอย่างลึกซึ้ง

ทางด้านคุณภาพ
- สามารถกำหนดระดับการให้บริการได้ชัดเจน
- ทำให้การประเมินและตรวจสอบสภาพการทำงานต่าง ๆ ได้ง่าย
- การดำเนินงานทางด้านคุณภาพสามารถควบคุมและจัดการกับหน่วยงานเอาต์ซอร์สได้ง่าย
กว่า
ความยืดหยุ่น
- ทำให้ง่ายต่อการปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการและกระทำได้รวดเร็ว
- มีการตอบสนองต่อการใช้งานในเรื่องการดำเนินงานที่ต้องใช้ทรัพยากรสูงสุด และทรัพยากรเบาบางได้ง่าย เช่นการให้บริการที่หนาแน่น ในช่วงเวลาหนึ่ง
ลักษณะของเอาต์ซอร์สในปัจจุบัน
ด้วยความต้องการในการใช้งานทางด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมีความหลากหลาย เช่นการตั้งเว็บไซด์ให้กับองค์กร การตั้งบริหาร เซิร์ฟเวอร์ การทำระบบบริการลูกค้า เช่น ระบบ call center การทำระบบออนไลน์ในรูปแบบ eService ต่าง ๆ ดังนั้นจึงมีการดำเนินการโดย บริษัทหรือองค์กรที่ให้บริการเอาต์ซอร์สที่จะดูแลฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เซิร์ฟเวอร์ และสถานีบริการต่าง ๆ ให้ทั้งหมด โดยรวมถึงระบบเครือข่าย ด้วย โดยให้องค์กรเป็นผู้ใช้งาน การพัฒนาระบบงานและการดูแลระบบทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์กระทำโดยหน่วยงานเอาต์ซอร์ส โครงสร้าง ของการบริการจึงมีรูปแบบเป็นการเชื่อมโยงผ่านทางเครือข่ายดังรูปที่ 2
รูปที่ 1 การให้บริการทรัพยากรต่าง ๆ ผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
การดำเนินการเอาต์ซอร์สในปัจจุบันจึงทำได้ทั้งบริษัทที่อยู่ในประเทศไทยและต่างประเทศ หรือที่เรียกว่า off shore outsource ปัจจุบัน มีบริษัทต่างประเทศหลายแห่งได้เข้ามาให้บริการแบบเอาต์ซอร์สจากภายนอก การดำเนินการเอาต์ซอร์สของบางบริษัทจัดบริการโปรแกรม ประยุกต์หรือพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ให้เฉพาะเจาะจงกับความต้องการ เราเรียกบริษัทหรือองค์กรที่ให้บริการนี้ว่า ASP-Application Service Provider การให้บริการการประยุกต์เฉพาะอย่างเช่น การตั้งเซิร์ฟเวอร์สำหรับทำอีคอมเมิร์ช การให้บริการออนไลน์ต่าง ๆ การให้บริการระบบ สอบถามข้อมูลแบบอัตโนมัติ
อนาคตของเอาต์ซอร์ส
อนาคตของเอาต์ซอร์สน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีทางหนึ่งของหลายองค์กร ทั้งนี้เพราะเกือบทุกองค์กรไม่อยากยุ่งยาก และดำเนินการที่ เกี่ยวโยงกับเทคโนโลยีที่ซับซ้อนและพัฒนาอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ดีในประเทศไทยบริษัทที่ให้บริการทางด้านเอาต์ซอร์สยังมีไม่มาก และ ยังไม่เป็นที่รู้จักกันมากนัก การพัฒนาเทคนิคทางด้านเอาต์ซอร์สเพื่อทำให้เกิดการใช้ทรัพยากรร่วมกัน และพัฒนาการใช้งานให้เกิดประโยชน์ สูงสูด